中国会计视野第二届（杭州）内部审计交流会筹备全攻略（附带个人感悟）--逐日的人－

中国会计视野第二届（杭州）内部审计交流会筹备全攻略（附带个人感悟）

序言感想篇

    从前有一只小马，来到一条河边，要过河。但他不知道河水有多深，于是他去问小象河水深不深，小象说：河水很浅，我趟着就过去了。小马又去问小羊河水深不深，小羊说：河水很深，千万别去，上次差点把我冲走。最后小马自己去过了一下河，才发现，河水不深不浅，他正好可以渡过河去。
    每个人有长板有短板，长板就不多说，短板我一直都能充分认识到，但是没有完全消除：我的最短板就是在紧张状态下的表达能力及应变能力，当压力大的时候，表达能力就受很大影响。短板的产生大概要从高中时候说起，初中及高一的时候，我在是非常活跃的一个人，小小年纪但泡妞捣蛋无所不会，学习成绩到高一的时候在一个普通高中50人中排第40名，但那时候根本不存在什么表达问题。从高一下学期，自己猛然觉悟，开始拼命的学习，也开始了自我封闭、自我压抑。高二有段时间有点走火入魔，乱七八糟看了很多哲学书，有些是很偏激的，比如尼采的书，另外湖北黄冈的教学方式，很少有机会被动与人交流，所以导致正常能力的发展受到了很多影响。
    大学几年，只能用瘸腿走路来形容。因为在大一刚结束就通过了CPA的会计（至今为止最难的一年，2001年），考试的时候专业课还没开，几乎完全靠自学的（当然自学过程中不懂的地方可以私下请教老师）。再加上在正常的校园生活中我逃课无数，差点留级的传闻，所以在我们那学校里面，我是一个知名人物。可后来反思，我只是一个井底之蛙。就因为这些，我更是不屑于参加一些社团活动，锻炼自己的表达能力和应变能力，综合能力也是进一步下降。
    从2004年参加工作以来，我一直都在为我的表达能力苦恼，每次表达总有一种放不开的感觉，当有压力的时候，就会出现口吃的毛病。所以我常常用往往天才都有一些口吃的毛病来安慰自己，呵呵。幸运的是，从2007年开始，通过有意识的锻炼，以及领导给与的锻炼机会，逐渐逐渐的表达能力获得了很大的改善。
    这次内审交流会，准备工作是HZ不学无术在把握大体方向，具体细节上由我来操办，会议由HZ不学无术和我来主持（谢谢HZ不学无术，他很清楚我的问题，但依然敢让我来主持）。对我来说，前期那些准备工作都不是多大问题，难就难在主持环节，因为这是一直以来我的最弱项。
    当2008年5月17日晚上9点50分在304教室的与会人员准备散去的时候，我提议所有人员为我们的这次聚会鼓最后一次掌，当掌声响起后，我长长的呼了一口气，准备工作虽累，但担忧更累。会议结束了，一切都成定局，不满意在所难免，但希望大部分参加的朋友都不会感觉到不愉快。这是一次活动，更是我的一次挑战，可能对于擅长于此类表达的朋友（小象）来说，搞个主持只是轻而易举的事情；对于表达不是问题的朋友（小马）来说，也不是多么困难的事情；可对我至少是曾经的我（小羊）来说，这个河流可能给我带来没顶之灾。事情已结束，好坏已成定局，现在也不用多想。我和很多朋友一样，感到这次交流会有很大的收获，只是收获的果实可能不同而已。现在我把这次交流会筹办的具体情况写出来，以期在第三届召开的时候能给主办方有一定的帮助。一共包括四部分：

第一部分，人员篇。
    本次交流会一共邀请过46家单位，最后实到26家单位39人（包括除嘉宾外的一切人员）。39人中有7人是远途（郑州6人，天津1人），5人是杭州周边地区（比如上海及浙江其他县市，车程一般不超过4小时），27人来自杭州市；没有来的20家单位，10家在杭州，10家在外地。由此可见，此类聚会，外地来参加的朋友，碰到的不可测因素多一些。关于人员方面，我的体会就是：1、外地的朋友要尽早邀请。如果到了当月再邀请则能来的可能性很小，因为往返至少要多2天，这样的时间对做审计的人来说，需要提前在工作计划中做安排。2、如果要邀请外地朋友，最好由当地某一人统一联络和组织，统一购票。3、如果要召开一次圆满的会议，后勤起码不应少于2－3人，本次安排了4人做后勤，但依然不是那么宽裕，会议当天晚上还进口一MM来带我们做游戏。在此谢谢我们负责本次后勤的四位同事，即使是少一个人，事情也会变得困难很多。

第二部分，会务篇。
    本次交流会会场在省委党校内的社苑宾馆，住宿在假日之星信义坊店。我的体会是：1、这样的会议最怕冷场，幸好这次不但没冷场，大家的发言热情反而很高，导致最后有三个朋友的发言因为时间原因而取消了。但事前在发言上准备充足点，是绝对必要的。2、在筹备阶段，需要初步确定发言顺序，时间，内容，便于素材均匀搭配，统一安排，让整个会议保持良好的节奏感。3、住宿和会场能安排在同一地方的，最好在同一地方。当初安排在不同地方，是因为5月份是杭州旅游旺季，18号也正好是奥运火炬传递到杭州，宾馆比较紧张，没找到会场和住宿性价比都较高的宾馆。4、正式做发言的时候可以用教室式会场或者“回”型会场，放松式沟通的时候最好用“回”型会场，这样可以缓和气氛，利于沟通。投影仪等是必备。5、音响，空调，投影仪及电脑等设备必须提前试用。6、住宿及回程车票／机票最好能提前订好，人数，到达时间，回程地点等信息需要提前收集（本次给“一华”的回程票没事先订好，抱歉）。7、发票开具情况需要提前沟通，参会者要求的发票形式及内容，会场提供方所能提供的发票形式及内容。

第三部分，餐饮篇。
    本次交流会中餐600元／桌，晚餐800元／桌，水果10元／份。餐饮是会务支出的大头，其质量也是不容易控制的地方，另外酒水的支出也不易控制，我们需要在质量和费用之找到一种平衡。我的体会：1、会议前最好能在就餐地简单用餐下，看看菜的口味如何。本次虽然提前体验过，得出的结论是菜的口味比较一般，但由于时间较晚，后面我们也找到好几家，可一直没找到合适的会场地，故没换，只能事前叮嘱再叮嘱。2、我们一般是选择套餐的，比如说好800元／桌，然后对方提供一份菜单。为了初步控制其中的水份，最好是能按照他提供的菜单去另外点菜，看看最后的金额有没有800元，超过还是不够，为什么。3、如果人手充足，水果最好自己购买并加工；如果人手不很充足，水果可以自己购买，委托宾馆加工，付点加工费（盆子及人工费）；如果自己实在不愿意去购买，那委托对方购买的时候，一定需要提前指定好每份水果的品种。本次会务中，水份最大的就是水果，但因为水果上赞助单位及我方各自在和宾馆谈，没统一口径，所以后期结帐时，每份只下压了一元。4、酒水需要提供多样性，饮料、啤酒、白酒及红酒。本次会议本来说好了晚餐的时候，需要在餐桌上放置红酒及白酒，但餐厅人员没有放，会务组忽视了此环节的内部控制程序，没能及时发现并更正此漏洞。5、餐饮结束后，留后勤人员和宾馆方清点酒水消耗量，签字留存。

第四部分，资金篇。
    本次会议资金采用会员自筹及单位赞助两种方式结合。每位参会者200元／人会务费，39人合计交纳了6800元会务费。总支出如下：会场费500元／场×3场＝1500元，横幅100元／条×2条＝200元，餐饮及酒水2528元（中餐）＋3412（晚餐）元＝5940元，水果10元／份×50份×3场－140元＝1360元，抽奖礼品1178（三等奖）＋180元（一等及二等奖中的U盘）＝1358元，嘉宾礼品费620元，16日夜餐饮费691元，17日夜宵夜费74元，会务组交通费及其他270元。合计1500＋200＋5940＋1360＋1358＋620＋691＋74＋270＝12013元，用友赞助12013－6800＝5213元。我觉得还能节约资金的地方主要就是水果。会场中的电脑及投影仪有的地方是免费使用的，有的地方需要另外收费。
    好了，我所能和大家分享的就是这些。人生很公平，有所长，必有所短，每个人真正的敌人是自己，只要不断找到并克服自己的相对短板，就能获得持久的成功。非常庆幸有这样一个机会能和大家共同提高，也谢谢大家这次对我的支持！
                                                  施增洪
                                              2008年5月25日

逐日的人 2008-5-28 10:25:00 | 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑

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